Użyj szablonu polecenia

Szablon polecenia to zapisana treść polecenia, którą piszesz raz, a potem uruchamiasz przy każdej podobnej sprawie. Jeżeli co tydzień przygotowujesz odpowiedź na ten sam rodzaj wniosku, nie musisz za każdym razem opisywać zadania od nowa — wystarczy, że wybierzesz gotowy szablon i uzupełnisz szczegóły konkretnej sprawy.

Szablony są dwojakiego rodzaju. Szablon urzędu przygotował administrator i widzą go wszyscy pracownicy. Prywatny widzisz tylko Ty. Rodzaj jest wypisany przy każdej pozycji na liście.

Szablon polecenia to nie wzór pisma

Szablon polecenia zawiera to, o co prosisz asystenta. Wzór urzędu to gotowy układ dokumentu z nagłówkiem i stałymi formułami, na którym powstaje pismo — wgrywa go administrator i opisuje go strona Przygotuj projekt pisma.

Uruchom gotowy szablon

1 Otwórz listę szablonów

W panelu po lewej stronie kliknij Szablony poleceń. Możesz też kliknąć przycisk Szablony pod polem wiadomości — pokaże się wtedy krótka lista wprost w rozmowie.

2 Kliknij Użyj przy wybranej pozycji

Każdy wiersz listy to jeden szablon: nazwa, krótki opis, oznaczenie rodzaju i fioletowy przycisk Użyj po prawej stronie. Jeżeli szablonów jest dużo, zawęź listę polem Szukaj szablonu… u góry ekranu.

2 Przycisk Użyj wstawia treść szablonu do pola wiadomości.

3 Uzupełnij szczegóły i wyślij

Treść szablonu trafia do pola wiadomości w rozmowie. Nic jeszcze nie zostało wysłane — dopisz dane tej konkretnej sprawy i dopiero wtedy wyślij wiadomość.

Szablon przenosi wyłącznie treść polecenia. Nie przenosi odpowiedzi asystenta, załączonych plików ani żadnych danych sprawy z poprzedniej rozmowy — dlatego dane konkretnej sprawy dopisujesz za każdym razem.

Zapisz własny szablon

Gdy nie ma przycisku Nowy szablon

Zapisywanie własnych szablonów administrator może wyłączyć dla całego urzędu — wtedy przycisku Nowy szablon po prostu nie ma. Zapytaj o to administratora; szablony urzędu działają dalej, niezależnie od tego ustawienia.

4 Kliknij Nowy szablon

Na ekranie Szablony poleceń przycisk Nowy szablon stoi obok pola wyszukiwania, nad listą.

5 Nazwij szablon

W polu Nazwa szablonu wpisz krótką nazwę, po której rozpoznasz go na liście — na przykład „Odpowiedź na wniosek o zaświadczenie”.

6 Wpisz treść polecenia

W polu Treść polecenia napisz polecenie tak, jakbyś pisał je w rozmowie: co ma powstać, dla kogo i czego nie pomijać. Nie wpisuj tu danych konkretnej sprawy ani danych osobowych obywateli — szablon jest wzorcem, którego użyjesz wiele razy.

7 Kliknij Zapisz szablon

Przycisk Zapisz szablon jest na dole okienka i staje się aktywny, kiedy oba pola są wypełnione. Po zapisaniu szablon od razu widnieje na liście, oznaczony jako Prywatny.

7 Przycisk Zapisz szablon kończy dodawanie.

Wskazówka

Dobre polecenie mówi, jaki dokument ma powstać, do kogo jest kierowany i co musi zawierać. Jeżeli przy pierwszym użyciu trzeba było jeszcze coś dopowiedzieć asystentowi, dopisz to do treści szablonu — kolejnym razem będzie już na miejscu.

Usuń własny szablon

Przy swoim szablonie, po prawej stronie wiersza, jest przycisk z trzema kropkami podpisany Więcej działań. Kliknij go, wybierz Usuń szablon i potwierdź. Tej operacji nie da się cofnąć.

Szablonu urzędu usunąć nie możesz — należy do całego urzędu i zajmuje się nim administrator. Jeżeli szablon urzędu jest nieaktualny, zgłoś to administratorowi.